Warum weniger Komplexität mehr Effizienz schafft
1 Ansprechpartner oder mehrere?
Unternehmen investieren viel Zeit in die Optimierung von Prozessen.
IT-Systeme werden vereinheitlicht.
Lieferanten werden konsolidiert.
Abläufe werden standardisiert.
Bei der Organisation von Fahrten sieht die Realität jedoch oft anders aus.
Für den Flughafentransfer wird Anbieter A genutzt.
Für die Fahrt zum Kunden Anbieter B.
Für eine Langstreckenfahrt Anbieter C.
Und wenn kurzfristig ein Vorstandsgast abgeholt werden muss, wird spontan nach einer weiteren Lösung gesucht.
Jede einzelne Entscheidung erscheint zunächst unbedeutend.
In der Summe entsteht jedoch ein organisatorischer Aufwand, der Zeit bindet und unnötige Komplexität erzeugt.
Die versteckte Belastung für Assistenz und Office Management
Die eigentliche Fahrt dauert vielleicht zwei Stunden.
Die Organisation beginnt jedoch deutlich früher.
Wer ist verfügbar?
Wer kennt die Anforderungen des Fahrgasts?
Wer kann kurzfristig reagieren?
Wer übernimmt die Rückfahrt?
Wer erstellt die Rechnung?
Wer ist bei Änderungen erreichbar?
Je mehr unterschiedliche Dienstleister eingebunden werden, desto mehr Abstimmungsaufwand entsteht.
Für Executive Assistants und Office Manager bedeutet das:
- mehrere Ansprechpartner
- unterschiedliche Buchungsprozesse
- unterschiedliche Qualitätsstandards
- verschiedene Rechnungsstellungen
- zusätzliche Abstimmungen bei Änderungen
Jeder einzelne Vorgang ist überschaubar.
Zusammen ergeben sie jedoch einen kontinuierlichen Verwaltungsaufwand.
Standardisierung schafft Entlastung
Unternehmen wie Freshfields, KPMG, Hogen Lovells standardisieren nicht ohne Grund ihre wichtigsten Prozesse.
Ein fester Ansprechpartner reduziert Reibungsverluste.
Informationen müssen nicht immer wieder neu erklärt werden.
Besondere Anforderungen sind bekannt.
Abläufe funktionieren routiniert.
Die Organisation wird einfacher.
Nicht weil weniger Fahrten stattfinden.
Sondern weil weniger Koordination erforderlich ist.
Ein Ansprechpartner für alle Fahrten
Ein etablierter Mobilitätspartner kennt das Unternehmen, die Ansprechpartner und die Erwartungen der Fahrgäste.
Ob Flughafentransfer, Städtefahrt, Roadshow, Kundentermin oder Vorstandsbesuch:
Die Anfrage erfolgt über denselben Kontakt.
Die Qualität bleibt konsistent.
Die Kommunikation wird einfacher.
Die Rechnungsstellung wird übersichtlicher.
Für die Assistenz bedeutet das vor allem eines:
Weniger Organisationsaufwand.
Effizienz beginnt nicht erst im Fahrzeug
Wenn über Geschäftsreisen gesprochen wird, stehen häufig Fahrtzeiten, Flugzeiten oder Reisekosten im Mittelpunkt.
Der organisatorische Aufwand im Hintergrund wird dagegen selten betrachtet.
Dabei entstehen dort oft die größten Effizienzverluste.
Jede zusätzliche Abstimmung.
Jede neue Suche nach einem Anbieter.
Jede Rückfrage.
Jede kurzfristige Änderung.
All das kostet Zeit.
Zeit, die Assistenz, Office Management und Fachbereiche produktiver einsetzen könnten.
Weniger Dienstleister. Weniger Abstimmung. Mehr Fokus.
Effiziente Mobilität bedeutet nicht nur, von A nach B zu kommen.
Effiziente Mobilität bedeutet auch, den organisatorischen Aufwand rund um die Fahrt zu reduzieren.
Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen bewusst für einen festen Mobilitätspartner.
Nicht weil eine Fahrt dadurch schneller wird.
Sondern weil die Organisation dahinter einfacher wird.
Ein Ansprechpartner. Ein Prozess. Weniger Komplexität.
Und genau das ist oft der größte Gewinn.—
